Traces

Traces jsou úlohy/připomínky, které mohou být vázané na konkrétní rezervaci/hosta, na číslo pokoje, nebo úplně bez vazby. Jde o univerzální nástroj pro komunikaci úloh mezi pracovníky resp. odděleními hotelu. Je využitelný nejen pro evidenci požadavků hosta/poznámek k rezervaci, které je třeba vyřídit, ale i k evidenci obecných úloh.

Tato flexibilita a možnosti komunikace a notifikací (viz níže) má význam zejména při napojení na externí systémy, např. mobilní aplikace.

Údaje traces

Ke každé trace lze zadat datum a čas, popis a cílovou skupinu, pro kterou je informace určena (např. recepce, rezervace, roomservis apod.).

Z přehledu traces je kromě toho možné zobrazovat a vkládat k traces obrázky a komentáře.

Traces mohou mít přiřazeného „odpovědného“ uživatele.

Notifikace a odpovědnost

Traces se svým významem dělí do dvou skupin - „plánované“ a „akutní“.

Plánované traces jsou typicky vázané na svou rezervaci nebo hosta a je třeba je řešit až v souvislosti s jejich pobytem. Mají svoje datum, ke kterému jsou platné a typické využití bude vypadat tak, že ráno nebo den předem si hotel vytiskne přehled těchto traces jako náplň práce apod., objeví se třeba na sestavách pro pokojské.

Akutní traces jsou události, na které by vesměs měl být cílový uživatel upozorněn okamžitě a nějak je začít řešit. Jde třeba nahlášení technické závady, nějakého problému, úkolu atd. V editaci trace je tento stav aktivován volbou Vyžaduje pozornost.

Předpokládá se, že úlohy, které vyžadují pozornost, by měl někdo z cílové skupiny uživatelů převzít a indikovat tak, že je bere na vědomí. Pokud tedy vznikne taková úloha, dostanou na ni uživatelé, kteří patří do její cílové skupiny, upozornění v podobě červeného textu ve stavovém řádku okna HORESu, stejně jako fungují notifikace na nepřečtené zprávy.

Uživatel se dvojklikem na toto upozornění může rychle dostat do přehledu těchto traces, které vyžadují pozornost. Ve chvíli, když nějaký uživatel pomocí tlačítka Převzít v přehledu traces tuto úlohu převezme, upozornění zmizí.

Osobu, která úlohu převzala, lze měnit - libovolný uživatel může úlohu převzít po předchozím uživateli a tím se tento stav změní.

Uzavření traces

Uzavření traces nemá žádný zásadní technický dopad na zpracování traces systémem, jde jen o příznak, kterým může uživatel označit daný úkol za vyřešený.

Je možné vložit textovou informaci jak bylo vyřešeno apod.

Jde o samostatnou operaci se samostatnými uživatelskými právy, takže uživatel nemusí mít oprávnění trace editovat, aby ji mohl uzavřít. Tím je v případě potřeby jasně nastavena hranice mezi zadavatelem a vykonavatelem úlohy.

Komentáře

Ke všem traces je možné vést jednoduchou diskusi formou komentářů v přehledu traces. Uživatel jednoduše klikne na Komentovat a přidá komentář.

Všem uživatelům, pro které může být daná trace relevantní (tedy jsou v cílové skupině resp. mají k dané trace dostatečná oprávnění) bude opět ve stavovém řádku zobrazena notifikace o počtu nových komentářů a kliknutím na ni se dostanou do přehledu traces s novými komentáři.

Otevřením detailu trace (kliknutím na ni v přehledu) se komentáře k této trace pro daného uživatele automaticky označí jako přečtené.

Uživatelská práva

Pro práci s traces existuje samostatná kategorie uživatelských práv v číselníku uživatelů. Právo lze udělit pro „zobrazení“, „uzavření“, „úpravu“ a „komentář“. Lze zvolit, zda má uživatel právo operovat se všemi traces nebo jen s traces zařazených do stejných skupin jako uživatel.

Rozlišení práv na všechny traces nebo jen vlastní má význam pro rozlišení odpovědnosti - například uživatel recepce nebude zařazen do skupiny „pokojské“, „údržba“ apod., ale přesto potřebuje tyto traces vidět a pracovat s nimi.

Naopak uživatelé ze skupin „pokojské“, „údržba“ atd. potřebují pracovat jen se „svými“ traces.