Automatizace plateb - nastavení

Modul Automatizace plateb umožňuje nastavit pravidla, na základě kterých HORES automaticky provede stržební prostředků z uložené platební/kreditní karty. Platba je registrována jako záloha za rezervaci.

Platby

Výše a rozsah platby

Modul umožňuje provést ke každé rezervaci jednu automatickou platbu.

• Částka je účtována vždy v měně ceníku rezervace.
• Částka se počítá podle ceníku/masky cen a zahrnuje pouze služby, které jsou v ceně ubytování. Položky nad rámec ceny ubytování (místní poplatek, snídaně a doplňkové ceníkové rastry pokud nejsou v ceně, doplňkové služby rezervace) se do stržené částky nezapočítávají.
• Automatizace počítá vždy pouze s jednou transakcí na rezervaci. Nepočítáme s možností postupných plateb (např. polovina hned, polovina 1 den před příjezdem).

• Po úspěšném provedení platby se vytvoří příjmový doklad o provedené platbě v položkách pokladny, který se zapíše k rezervaci jako předplatba. Způsob platby a rastr pro tento doklad je třeba nastavit v konfiguraci modulu.

Podmínky pro uskutečnění platby

• Rezervace musí mít uložené tokenizované číslo karty (viz níže). Systém nijak nerozlišuje, zda jde o virtuální nebo standardní kartu.
• Rezervace odpovídá alespoň jednomu pravidlu pro automatizaci (viz níže)
• Na rezervaci nesmí být evidovaná žádná jiná předplatba. Pokud rezervace již má jakoukoliv platnou předplatbu, žádné další prostředky se automaticky neúčtují.
• Automatizace lze aplikovat pouze na neubytované rezervace.
• Systém se aktuálně nepokouší transakci opakovat, pokud po technické stránce vše proběhlo správně (pokud by např. platba byla zamítnuta kvůli nedostatku prostředků, systém se nepokusí transakci později opakovat, ale vyžaduje ruční řešení od uživatele)

• Stornované rezervace se ignorují

Pravidla pro automatizaci

V menu „Moduly“ > „Automatizace plateb“ > „Pravidla“ je třeba definovat, jaké podmínky musí rezervace splnit, aby došlo k automatickému stržení prostředků a v jakém časovém okamžiku má k tomuto dojít.

Lze kombinovat tři podmínky - Zdroj, Ceník a Storno-podmínky. Pokud některá z podmínek není zadaná, platí pravidlo pro všechny hodnoty (např. pokud bude mít pravidlo definovaný ceník BAR a nic dalšího, uplatní se na všechny rezervace s ceníkem BAR bez ohledu na zdroj nebo storno-podmínky).

Dále se nastavuje v jakém časovém okamžiku má k platbě dojít - lze definovat automatickou platbu buď počtem dnů před datem příjezdu, nebo nastavit provedení platby okamžitě při příjmu rezervace. Volitelně lze určit čas od-do, ve kterém se pravidlo aplikuje (např. pro omezení na pracovní dobu, nebo pokud jsou virtuální karty aktivní až od určité hodiny v den příjezdu).

Pokud dané rezervaci vyhovuje více pravidel, platba se uskuteční podle pravidla, které určuje nejbližší termín platby (pokud jedno pravidlo určí splatnost okamžitě a druhé 1 den před příjezdem, provede se platba okamžitě).

Datum platby určuje okamžik, od kterého se HORES bude pokoušet transakci provést. Pokud v důsledku změny nastavení, technického problému, nebo pozdního přijetí rezervace dojde k situaci, že rezervace je již po splatnosti, pokusí se HORES provést transakci při nejbližší možné příležitosti.

Platba je provedena v plné výši, pokud alespoň jeden řádek rezervace splňuje podmínky. Systém žádným způsobem nezohledňuje např. různé ceníky pro různé řádky rezervace.

Platební brána a cílový účet

Pro provádění plateb musí mít hotel zajištěnou smlouvu a přístupové údaje k jedné z podporovaných platebních bran. 

V nastavení modulu je třeba zadat identifikátor konfigurace platební brány, pokud je vše nastaveno, případně vložit novou konfiguraci platební brány a identifikátor tak získat.

Princip je, že všechny citlivé údaje (jména, hesla, přístupové klíče, identifikátory hotelu…) potřebné pro provoz vybrané platební brány, jsou bezpečně uloženy v systému třetí strany s PCI DSS certifikací. Údajům je přidělený identifikátor, pomocí kterého lze určit, která platební brána se má pro danou transakci použít.

K uloženým údajům platební brány se nelze zpětně dostat, lze je pouze přepsat novými údaji.

Konfigurace platební brány v sobě zároveň nese informaci, ve prospěch kterého účtu transakce proběhne. Celý příkaz pro transakci vypadá zjednodušeně:

„Proveď úhradu 200 EUR z platební karty token-123456 s použitím konfigurace platební brány ABCD“

Evidence transakcí

Všechny transakce (pokusy o stržení prostředků z karty) jsou zaznamenány v přehledu transakcí (Moduly > Automatizace plateb > Záznamy).

V tomto přehledu lze dohledat jaké všechny platby systém prováděl a s jakým výsledkem.

Tokenizace čísel karet

Systém HORES neukládá ve vlastní databázi čísla platebních karet v plné podobě ale pouze tzv. tokenizované.

Tokenizace znamená, že čísla karet jsou uložena v systému třetí strany. Každá karta má v tomto systému přidělen token, pomocí kterého lze získat informace o kartě nebo provádět transakce, vše pouze prostřednictvím služeb, které zajišťuje tato třetí strana.

Pokud je karta tokenizována, je ve formuláři editace karty zobrazen text „Karta tokenizována“ a číslo karty nelze upravovat.

Protože token lze aktuálně automatizovaně využít pouze u rezervace, nepřenáší se při ubytování k jednotlivým pokojům. Zobrazení platební karty u pokoje tedy nenabízí možnost detokenizace i když karta u rezervace je tokenizovaná.

Zobrazení tokenizovaných karet v prostředí HORES

Pokud je karta tokenizovaná, pokus o zobrazení plného čísla karty vyvolá webové okno uvnitř HORES s formulářem pro přihlášení do systému PCIBooking. Pokud hotel bude chtít mít možnost zobrazovat čísla karet, bude třeba odpovědným pracovníkům založit příslušné uživatelské účty v systému třetí strany.

Rozhodně by každý pracovník, který s kartami bude pracovat, měl mít vlastní přístupové údaje!

Výmaz nepotřebných tokenů

V nastavení modul se nastavuje kolik dnů po odjezdu hosta se mají tokeny automaticky vymazat. Výchozí hodnota je 14 dnů, maximální hodnota je 80 dnů.

Výmaz se provádí při závěrce.

Kroky potřebné pro uspěšný provoz modulu

1. HORES support uvolní modul do licence, proběhne aktualizace HORESu a provedou se úvodní nastavení na straně HORESu
2. Zadání platebních pravidel. V modulu je třeba nastavit pravidla, při kterých se budou realizovat platby (viz. výše). V první fázi je nastavena testovací platební brána a zvolená volba "Testovací režim (nevytvářet daňové doklady)"
3. Nastavení platební brány. Je třeba kontaktovat obchodního zástupce platební brány a požádat ho zprovoznění MOTO plateb a o údaje platební brány zadávané do HORESu. Tyto údaje jsou dostupné v "Moduly" > "Nastavení" > "Automatizace plateb - Nastavení" > "Nastavit platební bránu" > po výběru platební brány se zobrazí potřebné údaje. Pro GP WebPay je popis jednotlivých údajů k dispozici v tomto článku.
4. Vytvoření uživatelů s právem nahlížet čísla karet. Pokud chce hotel nahlížet čísla karet přímo v HORESu, je třeba pro tento účel vytvořit uživatele v systému třetí strany. Personál může zobrazovat čísla karet v jiném systému, např. booking.com, v takovém případě není nutné uživatele zakládat. Ve stavu, kdy Automatizace plateb běží jak má je potřeba zobrazovaní čísel karet minimální, například když se transakce nepovede a je třeba jí zopakovat manuálně ap.

Schéma procesu