Rezervace akcí

Modul slouží především k rezervaci prostor pro pořádání akcí, vytváření plánů akce a vyúčtování.

Nastavení

Konfigurace modulu

• V nastavení modulu lze zvolit, zda budou položky „Počet osob“ a „Uspořádání“ povinné.

• Volba „Povolit účtování a detailní rozpis položek“ přepíná mezi zjednodušeným rozpisem účtovaných položek a detailním plánem akce včetně možnosti vystavení účtu.

Číselníky

Střediska: Jednotlivé fyzické prostory k rezervaci. Vysvětlení konfigurace viz Kontrola kapacity níže.

Kategorie akcí: Čistě popisný údaj, význam dle potřeb hotelu

Uživatelské panely: Umožňuje definovat uživatelské sekce pro rozpis plánu akce, viz níže.

Položky plateb: Číselník typů položek pro zjednodušené účtování. Pokud je zapnuté účtování a detailní rozpis položek, tak se neprojevuje.

Šablony popisu: Umožňuje předdefinovat podobu hlavní sekce rozpisu akce, slouží především pro připravu předdefinované struktury dokumentu, která uživatele vede při vytváření rozpisu konkrétní akce.

Šablony potvrzení: Definice podoby tiskového výstupu rozpisu akce. Stejný princip jako varianty potvrzení rezervace, lze vytvořit více různě nakonfigurovaných variant pro různé účely, včetně interních tisků.

Šablony položek účtování: Typy položek pro detailní účtování/rozpis položek akce. Slouží pro kategorizaci položek a usnadnění jejich zadávání.

Rezervace prostor

Rezervace prostor probíhá na hlavní záložce editace akce v sekci „Střediska“. Každé středisko představuje obvykle rezervaci konkrétního prostoru na konkrétní termín. Pro každý záznam lze zadat název a popis, které se objeví v rozpisu akce a slouží k upřesnění konkrétní rezervace prostor.

Přehled o stavu obsazenosti prostor je možné získat v kalendáři, který graficky zobrazuje obsazenost jednotlivých středisek a zároveň umožňuje vytvářet či manipulovat s rezervacemi pomocí myši podobně jako štafle pro rezervace pokojů.

Tmavší barvou je vždy naznačený vlastní čas akce.

Význam barev rezervací: zelená - potvrzená rezervace, žlutá - opce, modrá - tentativní, červená - čekatel.

Kontrola kapacity

Systém hlídá využití středisek a podle nastavení středisek varuje při ukládání rezervace, která termínově koliduje s již existující rezervací na dané středisko, nebo přímo zakáže tuto rezervaci provést.

V číselníku středisek je možné nastavit dva parametry ovlivňující toto chování:

• Nelze sdílet - pokud je zaškrtnuto, systém nedovolí uložit více potvrzených akcí s kolidujícím termínem na tomto středisku. Pokud není zšakrtnuto, nebo kolidující akce nejsou potvrzené, systém zobrazí pouze varování, ale akci dovolí uložit i při kolizních termínech. 

• Blokováno centry - zde lze nastavit provázaná střediska. Pokud jsou pro nastavované středisko v této volbě označena provázaná střediska, zobrazí se tato střediska jako blokovaná v kalendáři při obsazení nastavovaného střediska nějakou akcí. Zároveň jsou všechna tato provázaná střediska kontrolována na volnou kapacitu při ukládání akce na nastavované středisko a při konfliktu s jinou akcí dojde ke zobrazení varování nebo zamítnutí uložení akce, dle hodnoty Nelze sdílet pro jednotlivá provázaná střediska.

Rozpis akce

Rozpis akce obsahuje všechny relevantní údaje z hlavičky akce, rezervace prostor (středisek) a popisu položek.

Kromě toho je v editaci akce možné vyplnit textové bloky, které slouží čistě pro strukturovanější vytváření výstupního dokumentu s popisem/potvrzením dané rezervace.

Modul obsahuje pevně dané textové bloky „Popis“, „Informační tabule“, „Interní sdělení“, „Technika“. Pokud nejsou prázdné, obsach těchto textových bloků se vytiskne na výstupním dokumentu v příslušné sekci.

Volitelně lze definovat libovolné množství dalších uživatelských bloků (panelů).

Každý blok nabízí základní WYSIWYG editor, takže je možné formátovat velikost barvu a další vlastnosti textů. Editor také umožňuje vložení obrázků, které je možné využít na vložní plánu rozložení apod.

Tisk potvrzení/náhledu

K akci je možné tisknout potvrzení/náhled se všemi informacemi. Jazyk, hlavičku/patičku a další parametry náhledu je možné nastavit v číselníku šablon potvrzení. Zde je možné vytvořit libovolné množství šablon, ze kterého lze při tisku vybírat. Šablona označená jako výchozí se použije pro „náhled“ akce tlačítkem „Náhled“ nebo volbou z kalendáře apod.

Samostatné tlačítko pro interní tisk bylo (od verze HORES 2164) odstraněno. Pokud chce hotel tisknout interní dokument odlišný od výstupu pro klienta (např. se zahrnutím interních poznámek), je třeba pro tento účel nastavit odpovídajícím způsobem jednu nebo více šablon v číselníku. Pokud je u šablony zvoleno Zobrazit interní poznámky, na šabloně se zobrazí Interní sdělení vyplněné v záložce Další informace a také Interní poznámky u Položek akce.

Vyúčtování akce

Vyúčtování akce lze provádět dvěma způsoby - zjednodušeně a detailně, viz nastavení. Dostupná je vždy pouze zvolená varianta, pokud je aktivní zjednodušené účtování, celá záložka pro detalní rozpis položek akce je skrytá a opačně při aktivním detailním rozpisu je skrytá tabulka pro zjednodušené účtování na hlavní stránce editace akce.

Zjednodušené

Na hlavní záložce editace rezervace akce v sekci „Položky“ zle vyplnit seznam položek a zaplacenou zálohu. Tyto hodnoty je pak možné tisknout na potvrzení nebo zobrazit v sestavě.

Hodnoty se vztahují k celé akci, nelze specifikovat DPH pro jednotlivé položky ani žádné další detaily. Položky slouží pouze pro přehled a tisk, nelze je zatížit a vyúčtovat přímo v HORESu.

Pokročilé

Na samostatné záložce Účtování v editaci akce lze vložit libovolné množství účtovaných položek pro každé středisko. U položek je třeba nastavit datum, za které jsou účtovány, a Typ položky, což je zároveň šablona, určující kategorii dané položky pro účely statistik, rastr kvůli účetnictví/DPH a předpřipravené hodnoty pro název, popis, částku…

Zadané účtované položky se pak vypíší na tisku potvrzení/náhledu akce a jejich souhrny je možné zobrazovat v přehledové sestavě.

V nastavení modulu lze zvolit, zda má systém varovat, pokud při ukládání rezervace pro určité středisko chybí nebo datumově nesedí účtované položky.

Dále lze nastavit, zda při prodloužení trvání akce pro dané středisko v kalendáři má systém automaticky otevřít editaci akce na záložce účtování, aby uživatele takto vybídl k doplnění účtování za nově přidané dny.

Volitelně lze u položek zadat datum a čas konání, lze tak vytvořit podrobný itinerář akce, který zároveň reprezentuje účtované položky.

Po uložení akce se automaticky založí účet akce, který se chová identicky jako skupinové účty bydlících skupin. Tlačítkem z přehledu akcí lze pro vybranou akci provést zatížení dosud nezatížených položek na tento účet akce, zobrazit a editovat položky účtu, přesouvat položky na jiné účty a vystavit účetní doklad.

Položky zatížené na účtech by se měly zobrazovat ve standardních tržbových sestavách.

Aby se částky položek pokročilého účtování vyplňovaly automaticky a vše fungovalo, musí být na první záložce v hlavičce akce zvolena konkrétní měna, ve které se akce bude účtovat!

Provázání s rezervací ubytování

Modul akce umožňuje volné provázání rezervace akce s rezervací ubytování. Pokud je modul aktivní, na záložce „Vazba na rezervaci“ v editaci akce je možné zadat číslo rezervace ubytování, se kterým má být akce spojená. Následně je možné editovat v rámci editace akce i poznámku rezervace a snadno se přepnout do rezervace tlačítkem „Uložit a otevřít rezervaci“.

Obdobně při editaci rezervace ubytování je k dispozici tlačítko „Uložit a otevřít akci“. Primární účel propojení je usnadnění práce uživatelům, pokud je třeba pracovat na rezervaci akce i ubytování, aby uživatel nemusel po dokončení práce na akci podle čísla rezervace dohledávat ručně odpovídající rezervaci ubytování a opačně.

Při stornování rezervace pobytu se systém zeptá, zda chce uživatel stornovat i propojenou rezervaci v rámci modulu Akce.